Whistleblowing

INFORMATIVA PRIVACY WHISTLEBLOWINGIL SISTEMA WHISTLEBLOWING DI PIACENTI S.P.A.

Al fine di adeguarsi alla nuova disciplina prevista dal D.Lgs. 24/2023, la Società è intervenuta sulle misure e procedure organizzative internamente già adottate con il MOGC in attuazione della L. 179/2017 predisponendo un apposito Sistema (cd. Sistema Whistleblowing), che costituisce parte integrante del MOGC e che si compone, in particolare:

di un apposito Regolamento (Regolamento Whistleblowing), che illustra i canali di segnalazione e i principi fissati dal D.Lgs. 24/2023, declinandoli ai fini della regolamentazione interna;
della Procedura per la gestione delle Segnalazioni interne;
del Sistema disciplinare, debitamente integrato in ragione delle previsioni del D.Lgs. 24/2023.

In estrema sintesi:

Oggetto, contenuti e forma della Segnalazione interna

Come più ampiamente illustrato nel Regolamento e nella Procedura le Segnalazioni interne devono avere ad oggetto:

le eventuali Violazioni ai sensi del Decreto Lgs. 24/2023,
altre condotte che violano le previsioni contenute nel Codice Etico o nel MOGC della Società,
condotte volte ad occultare Violazioni o i comportamenti non conformi al Codice etico e/o al MOGC, di cui la Persona Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo

Si deve trattare, dunque, di fatti accaduti all’interno della Società o comunque relativi ad essa e conosciuti in ragione ovvero in occasione di un rapporto qualificato con la stessa (di natura lavorativa o professionale, anche se non remunerato, ovvero non ancora instaurato formalmente oppure cessato) come meglio specificato all’art. 2.1 del Regolamento Whistleblowing.

All’interno della Segnalazione, la Persona Segnalante deve fornire anche le informazioni sulle Violazioni o sui fatti segnalati, ovvero gli elementi di cui dispone (inclusi i fondati sospetti riguardanti Violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, si ha ragione di ritenere potrebbero essere commesse), che possano risultare utili al Gestore delle Segnalazioni interne per procedere alle necessarie verifiche e accertamenti a riscontro della fondatezza della Violazione e/o dei fatti o comportamenti segnalati.

Nello specifico, la Segnalazione interna deve contenere le seguenti informazioni:

descrizione della Violazione e/o della condotta illecita, ovvero del comportamento non conforme al MOGC;
identità del soggetto che effettua la Segnalazione (i.e. Persona Segnalante), con indicazione della relativa qualifica/funzione/ruolo svolto: infatti, presupposto per il riconoscimento e l’effettività delle tutele previste dalla disciplina in materia di whistleblowing è che il Gestore delle Segnalazioni interne sia in grado di sapere nei confronti di quale soggetto tali tutele devono operare. Le eventuali segnalazioni pervenute in forma anonima, che tuttavia risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione, consentendo di identificare il soggetto cui tale fatto è attribuito, potranno essere prese in considerazione ma saranno gestite come segnalazioni ordinarie e non come Segnalazioni whistleblowing ai sensi della relativa disciplina, fermo restando quanto previsto dal Lgs. 24/2023 per l’ipotesi di successiva identificazione;
chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di Segnalazione interna o dei fondati sospetti di fatti e/o comportamenti;
qualora conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi o potrebbero essere commessi;
qualora conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati o che ne sia comunque a conoscenza (cd. “Persona Coinvolta”);
eventuali ulteriori soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
eventuali ulteriori documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti o dei sospetti segnalati;
ogni ulteriore informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti/comportamenti o dei sospetti segnalati.

Gestore delle Segnalazioni interne (art. 4, comma 2, D.Lgs. 24/2023)

La Società ha individuato quale destinatario e Gestore della Segnalazione l’O.d.v.

Canali per la Segnalazione interna (art. 4, D.Lgs. 24/2023)

Canali individuati dalla Società, ai sensi del – e in conformità al – art. 4 del D.Lgs. 24/2023, per la veicolazione delle Segnalazioni interne.

Nello specifico, la Società ha individuato:

posta ordinaria o con raccomandata con ricevuta di ritorno, indirizzata all’attenzione dell’O.d.V., come qui di seguito indicato: ‘alla c.a. dell’Organismo di Vigilanza di Piacenti Spa c/o lo studio del Presidente dell’O.d.V., Dott. Gianluca De Simone, in Viale della Repubblica 36, 59100 Prato (PO), con la dicitura “riservata al Gestore delle Segnalazioni interne” e senza indicazione del mittente nella busta di trasmissione. All’interno della busta di trasmissione dovranno poi essere inserite due ulteriori buste chiuse, rispettivamente contenenti: la prima, la Segnalazione contenente tutti gli elementi indicati nel regolamento e nella procedura, e la relativa documentazione allegata e/o a supporto, la seconda i dati identificativi della Persona Segnalante (nome, cognome, data e luogo di nascita, qualifica/rapporto con la Società) ed un recapito da utilizzare per le successive interlocuzioni e riscontri (preferibilmente indirizzo PEC personale, in subordine: indirizzo e-mail e recapito telefonico personale – o comunque NON aziendale – indirizzo di residenza per comunicazioni con posta raccomandata);
per le segnalazioni orali:
1. linea telefonica dedicata e affidata al Gestore delle segnalazioni (O.d.V.), al numero 3280197726 dal lunedì al venerdì dalle ore 08:30 alle ore 13:00 con esclusione delle festività: in tale caso, la Persona Segnalante dovrà avere cura, in sede di effettuazione della Segnalazione/durante la Segnalazione, di esplicitare il proprio consenso alla registrazione e alla conservazione della Segnalazione su idoneo supporto informatico, nel rispetto dei vincoli di riservatezza disciplinati dal D.Lgs. 24/2023 e dal Regolamento Whistleblowing. su richiesta del Segnalante, incontro diretto con il Gestore delle Segnalazioni interne.
2. Incontro diretto: tale richiesta potrà pervenire all’ O.d.V. con una delle precedenti modalità, ovvero con altra e diversa modalità ritenuta utile, purché documentabile e rispettosa della tutela della riservatezza. L’O.d.v. provvederà a riscontrare la richiesta utilizzando il recapito fornito in sede di richiesta e fissando l’incontro entro 10 giorni (fatti salvi i casi di maggior urgenza eventualmente e specificamente rappresentati in sede di richiesta).

Segnalazioni Esterne all’ANAC

Oltre al Canale di segnalazione interno, il D.Lgs. 24/2023 disciplina due ulteriori modalità di segnalazione, ovvero sia il c.d. Canale esterno, costituito e gestito dall’Autorità Nazionale Anti Corruzione – ANAC e la divulgazione pubblica, il cui utilizzo è tuttavia vincolato alla sussistenza delle precise condizioni indicate dal Legislatore.

In particolare, l’accesso al “canale esterno” istituito da ANAC è consentito esclusivamente al ricorrere delle seguenti condizioni, che devono ricorrere avendo riferimento al momento della presentazione della Segnalazione:

il canale interno, pur essendo obbligatorio, non è attivo presso la Società o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal Lgs. 24/2023 con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle Segnalazioni interne (che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità della Persona Segnalante e degli altri soggetti tutelati);
la Persona Segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito da parte del Destinatario della Segnalazione/O.d.v. (i.e. mancanza di riscontri nei termini fissati dal Lgs. 24/2023);
la Persona Segnalante ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete ed allegate ovvero di informazioni effettivamente acquisibili (e, quindi, non sulla base di semplici illazioni), che se effettuasse una Segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito oppure essa potrebbe determinare il rischio di ritorsione (es: timore di un accordo tra il Gestore della segnalazione interna e Persona Coinvolta nei fatti oggetto di Segnalazione, ipotesi di conflitto di interessi, precedenti aziendali);
la Persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Violazione segnalata possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (i.e. ipotesi in cui la Violazione richieda un intervento urgente da parte di una autorità pubblica per salvaguardare un interesse che fa capo alla collettività, quali ad esempio: la salute, la sicurezza o la protezione dell’ambiente).

Le Segnalazioni “esterne” inviate direttamente all’ANAC (attraverso il c.d. “canale esterno”, che prevede l’utilizzo di una apposita piattaforma informatica, per le segnalazioni scritte, e una linea telefonica dedicata con operatore, per la segnalazioni orali) vengono da quest’ultima gestite nel rispetto dell’obbligo di riservatezza (garantito anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia) dell’identità della Persona Segnalante, della/e Persona/e Coinvolta/e ovvero della/e persona/e menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione.

Le modalità di gestione delle segnalazioni da parte dell’ANAC sono disciplinate dall’apposito Regolamento e dalle Linee Guida adottate dalla medesima Autorità, che sono disponibili sul sito internet della stessa al seguente link https://www.anticorruzione.it/-/del.311.2023.linee.guida.whistleblowing oltre che pubblicate sull’intranet aziendale e sul sito internet aziendale ( clicca qui ), cui si fa pertanto rinvio.

Si precisa in ogni caso anche in questa sede che, per essere considerate ammissibili, le Segnalazioni effettuate nei confronti dell’ANAC devono contenere:

la denominazione ei recapiti della Persona Segnalante;
l’esplicazione dei fatti oggetto di Segnalazione e l’indicazione dell’Ente o Amministrazione in cui gli stessi sono avvenuti;
l’indicazione dell’Ente o Amministrazione nel cui contesto lavorativo operi la Persona Segnalante e il profilo professionale da quest’ultima rivestito;
una succinta descrizione delle modalità con cui la Persona Segnalante è venuta a conoscenza dei fatti oggetto della Segnalazione.

La Segnalazione è altresì considerata inammissibile in caso di:

manifesta infondatezza per assenza di elementi di fatti riconducibili ad una Violazione;
manifesta insussistenza dei presupposti di legge per l’esercizio dei poteri di vigilanza dell’Autorità o manifesta incompetenza della stessa sulle questioni oggetto di Segnalazione;
accertato contenuto generico della Segnalazione, tale da non consentire la ricostruzione e/o la comprensione dei fatti, ovvero Segnalazione corredata da documentazione non appropriata, inconferente o comunque tale da rendere incomprensibile il contenuto stesso della Segnalazione;
produzione di sola documentazione, in assenza di una Segnalazione;
mancanza dei dati essenziali di cui alla precedente numerazione da 1 a 4;
sussistenza di violazioni di lieve entità.

In ogni caso, così come previsto per le Segnalazioni interne, anche ANAC è soggetta a specifici doveri di attivazione e di riscontro ai sensi del D.Lgs. 24/2023: alla Persona Segnalante dovrà infatti essere dato avviso del ricevimento della Segnalazione esterna entro 7 giorni dalla data di ricevimento della stessa, e dovrà altresì essere dato seguito alla Segnalazione ricevuta, anche attraverso una attività istruttoria, dando poi riscontro alla Persona Segnalante entro tre (ovvero sei, se ricorrono giustificate e motivate ragioni). Nel caso in cui la Segnalazione abbia ad oggetto informazioni o fatti che esulino dalle competenze dell’ANAC, è previsto che la stessa provveda a darne comunicazione all’autorità competente con contestuale o comunque tempestiva informativa alla Persona Segnalante.

La divulgazione Pubblica

Con la divulgazione pubblica le informazioni sulle Violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (web o altre media, inclusi in social network).

Si tratta di uno strumento previsto dal legislatore quale extrema ratio, da utilizzare solo in casi specifici e tassativamente previsti dal Decreto D.Lgs. 24/2023.

Infatti, in caso di divulgazione pubblica, la protezione per la Persona Segnalante (e gli altri soggetti tutelati) è riconosciuta esclusivamente se, al momento della divulgazione, ricorra una delle seguenti condizioni:

La Persona Segnalante ha già utilizzato il Canale interno ed Esterno, ovvero ha effettuato direttamente una Segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dal Lgs. 24/2023, ma a tale/i Segnalazione/i effettuata/e non è stato dato debito riscontro, nemmeno in merito alle misure adottate o previste in merito alla stessa, nei termini previsti dal D.Lgs. 24/2023;
La Persona Segnalante ha fondati motivi per ritenere che una Segnalazione esterna possa comportare un rischio di ritorsione o che alla stessa possa non essere dato efficace seguito (rischio di collusione o di distruzione delle prove in situazioni di particolare negligenza o dolo);
La Persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Violazione possa rappresentare un pericolo imminente e palese per il pubblico interesse (situazione di emergenza o rischio di un danno irreversibile, anche all’incolumità fisica di una o più persone, e tale da richiedere che la Violazione venga tempestivamente svelata con ampia risonanza per impedirne la commissione, se ancora non sia stata commessa, ovvero gli effetti).

Alla divulgazione pubblica (specialmente se effettuata attraverso il web o i social network) può conseguire lo svelamento dell’identità del divulgatore: in tali casi non si pone il problema e non si applica la disciplina relativa alla tutela della riservatezza ma, in presenza delle condizioni previste dal D.Lgs. 24/2023 per procedere legittimamente con la divulgazione pubblica, allo stesso potranno comunque riconosciute tutte le altre tutele previste dal D.Lgs. 24/2023 per la Persona Segnalante.

In caso di divulgazione pubblica a mezzo del servizio stampa, si applicano le norme sul segreto professionale con riferimento alla fonte della notizia.

Nel caso in cui alla divulgazione non consegue lo svelamento dell’identità del divulgatore, le informazioni divulgate verranno trattate da ANAC alla stregua di una Segnalazione anonima, con conseguente registrazione o documentazione della stessa ai fini della relativa conservazione, così da garantire al divulgatore, in ipotesi di successivo disvelamento dell’identità dello stesso, di beneficiare delle tutele riconosciute alla Persona Segnalante.

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